Persidangan adalah sesuatu pengetahuan yang harus dimiliki oleh para aktifis dan fungsionaris organisasi maupun orang-orang yang selalu berintegrasi pemikiran secara formal. Mustahil seorang fungsionaris suatu organisasi tidak memahami kaidah-kaidah dalam persidangan, karena dalam setiap aktivitas organisasi tidak pernah sunyi dari hal-hal yang sifatnya diskusi, rapat, sidang-sidang. Lantaran memang organisasi tersebut dalam menjalankan rodanya salah satu hal yang mesti dilakukan adalah merespon setiap perkembangan situasi dan kondisi baik yang bersifat internal organisasi maupun yang bersifat eksternal organisasi dan untuk mesti dibahas dengan jalan berdiskusi.
Tujuan mempelajari persidangan adalah
agar para fungsionaris ataupun aktifis organisasi dapat memahami sistem memimpin
rapat, memimpin sidang ataupun diskusi secara baik dan benar. Naif sekali
kiranya seorang fungsionaris /aktifis sebuah organisasi tidak mampu dalam
memimpin rapat/diskusi/persidangan.
Sidang adalah suatu pertemuan formal yang
terdiri dari beberapa orang yang membicarakan suatu permasalahan dan berusaha
mencari pemecahannya dengan jalan menormalisasikan dan mengintegrasikan
pemikiran/input yang berkembang guna melahirkan keputusan konkrit, dimana
keputusan adalah keputusan yang diambil secara kolektif.
Macam-macam persidangan ditinjau dari :
1. Peserta
a. Sidang Pleno
Sidang Pleno
adalah rangkaian persidangan yang terdiri dari beberapa tahapan pembahasan yang
pesertanya terdiri dari utusan-utusan dari masing-masing institusi dalam sebuah
tingkatan organisasi.
b. Sidang Komisi
Sidang Komisi
adalah rangkaian persidangan yang terdapat dalam sidang Pleno yang pesertanya
dipilih dan terdiri dari pendistribusian peserta sidang Pleno.
c. Sidang Sub Komisi
Sidang Sub
Komisi adalah rangkaian persidangan yang terdapat dalam sidang Komisi dan pesertanya terdiri
dari pendistribusian peserta sidang Pleno.
2. Keputusan :
a. Kongres/Muktamar/Munas
Adalah
Persidangan yang berlangsung ditingkat tertinggi organisasi yang berfungsi
untuk membahas dan mengambil keputusan strategis ditingkat organisasi selama
satu periode kepengurusan.
b. Konferensi/Muscab/Musda
Adalah
Persidangan yang berlangsung ditingkat Cabang /Daerah yang berfungsi untuk
membahas dan mengambil keputusan strategis ditingkat Cabang/Daerah selama satu
periode kepengurusan.
c. Rapat Anggota
Adalah
Persidangan yang berlangsung ditingkat terendah organisasi yang berfungsi untuk
membahas dan mengambil keputusan strategis ditingkat komisariat selama satu
periode kepengurusan.
3. Jabatan :
a. Rapat Presidium
Adalah
persidangan yang dilaksanakan ditingkat presidium (Ketua Umum, Ketua Bidang,
Sekretaris Umum, Wakil Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Wakil Bendahara Umum)
guna membahas dan mengambil keputusan ditingkat level organisasi.
b. Rapat Harian
Adalah persidangan
yang dilaksanakan ditingkat pengurus harian (Ketua Umum, Ketua Bidang,
Sekretaris Umum, Wakil Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Wakil Bendahara Umum
dan Departemen/Anggota, Ketua lembaga Kekaryaan setingkat level organisasi)
guna membahas dan mengambil keputusan ditingkat level organisasi.
b. Rapat Bidang/Seksi/Bagian
Adalah persidangan yang dilaksanakan ditingkat
Bidang organisai (Ketua Bidang, Wakil Sekretaris Umum Bidang yang
bersangkutan,Departemen/Anggota) guna membahas dan mengambil keputusan
ditingkat level bidang organisasi.
c. Rapat Pimpinan
Adalah persidangan yang dilaksanakan
ditingkat pimpinan organisasi (Ketua Umum) guna membahas, mensosialisasikan dan
mengambil keputusan ditingkat level organisasi.
Unsur-unsur persidangan :
1. Tempat / ruangan sidang.
Persyaratan
tempat/ruangan sidang :
a. Tempat cukup luas dan dapat menampung seluruh peserta
b. Ruangan harus bersih dan sehat
c. Keamanan terjamin
d. Ada tempat sholat
e. Ventilasi baik
f. Adanya ruang sidang komisi
2. Perlengkapan sidang.
Persyaratan
perlengkapan sidang :
a. kursi, meja sidang
b. penerangan yang cukup
c. palu sidang
d. papan tulis dan alat tulis
e. vodium untuk bicara
f. sound system
g. alat tulis menulis
h. dekorasi ruangan
3. Waktu sidang.
Persyaratan
waktu sidang :
a. memperhitungkan kesempatan para peserta untuk hadir
b. diusahakan agar tidak mengganggu waktu shalat
c. jadwal waktu bersidang tergantung besarnya masalah
d. pemakaian waktu seefisien mungkin
e. hendaknya diperhitungkan waktu istirahat
f. waktu berakhir sidang sudah dapat ditentukan
4. Peserta sidang.
Persyaratan
peserta sidang :
a. memahami kaidah-kaidah dalam persidangan
b. hendaknya selalu memperhatikan agenda pembahasan sidang
c. membahas hanya substansi materi sidang
d. saling mengingatkan diantara peserta sidang apabila terjadi
kesalahpahaman
5. Pimpinan sidang.
Tugas dan
kewajiban pimpinan sidang :
a. Membuka dan menutup sidang
b. mengarahkan sidang untuk menyelesaikan masalah
c. meminta persetujuan peserta sidang dalam menyusun agenda acara
d. menjelaskan masalah yang akan di bahas
e. menjaga kelancaran dan ketertiban persidangan
f. memberikan masalah, menyalurkan/mengarahkan pendapat/pembicaraan
peserta
g. menyimpulkan hasil pembicaraan dan menjelaskan kembali
h. mengusahakan agar mendapat kesepakatan dalam keputusan
syarat-syarat
pimpinan sidang :
a. mempunyai leadership
b. berpengetahuan luas
c. tahu tata cara sidang
d. bijaksana dan bertanggung jawab
e. demokratis
f. paham kondisi forum
sikap seorang
pimpinan sidang :
a. sopan dan hormat dalam setiap kata
b. memiliki loyalitas tinggi
c. disiplin dan cakap
d. menghargai pendapat orang lain
e. bersikap adil terhadap peserta
f. simpatik dan menarik
sebab
seseorang bisa menjadi pimpinan sidang :
a. dipilih oleh peserta sidang
b. karena jabatan/kedudukan
c. ditunjuk atasan
d. diminta secara spontan oleh semua peserta
e. inisiatif sendiri untuk memimpin sidang
6. Sekretaris sidang.
Tugas dan
tanggung jawab sekretaris sidang :
a. mengimventarisir setiap pendapat yang dilontarkan peserta sidang
b. menyimpulkan hasil dari persidangan
c. mensosialisasikan hasil persidangan
7. Keputusan sidang.
8. Acara sidang.
9. Tata cara sidang.
Proses pengambilan keputusan sidang :
a. Kwalitatif : saling menyatakan pendapat masing-masing peserta
b. Interpretasi : penafsiran pendapat agar dapat pengertian yang
sama/jelas
c. Differensiasi : terdapat pendapat secara perorangan
d. Motivasi : motif yang sama dikumpulkan sehingga diperoleh gambaran
yang jelas
e. Kontradiksi : terjadi konflik akibat perbedaan pendapat yang menajam
f. Integrasi : pernyataan semua pendapat yang merupakan kesimpulan yang
diterima oleh semua peserta
Sistem pemakaian palu dalam persidangan
1. Satu kali, untuk:
·
Untuk scors sidang dan membuka
sidang kembali
·
Untuk memberi perhatian/peringatan
bagi peserta
·
Untuk scors selama satu kali 15
menit, satu kali 30 menit
·
Untuk mengambil keputusan
sementara
·
Untuk memindahkan palu.
2. Dua kali, untuk :
·
Untuk scors sidang selama dua
kali 15 menit, dua kali 30 menit
·
Membuka/mencabut kembali
keputusan
3. Tiga kali, untuk :
·
Untuk membuka persidangan
secara resmi
·
Untuk membuka acara secara
resmi
·
Untuk menutup secara resmi
·
Untuk menetapkan keputusan
akhir/mensyahkan keputusan yang prinsip
Beberapa istilah dalam persidangan :
1. Scorsing
Yaitu : menghentikan sidang untuk sementara
waktu guna menyegarkan suasana sidang untuk istirahat yang biasanya 15 menit
dan maximal dua kali 24 menit.
2. Lobbying
Yaitu :
menghentikan jalannya persidangan dalam tempo singkat untuk mencari
persesuaian paham guna mencari kesepakatan yang tidak dapat di ambil diruang
sidang.
3. Interupsi
Yiatu : memotong jalannya persidangan atau
pembicaraan/menyela dari salah satu peserta sidang yang sedang bicara.
Jenis-Jenis Interupsi :
1. Point of Order
Pemotongan
pembicaraan dari satu peserta terhadap peserta lain, yakni orang yang interupsi
melakukan pembicaraan yang menyimpang dari permasalahan yang sedang di
bicarakan.
2. Point of Information
Pemotongan
pembicaraan dari satu orang terhadap peserta lain, yakni meminta kepada
pimpinan sidang untuk menghentikan pembicaraan orang yang di interupsi, karena
menyinggung martabat seseorang.
3. Point of Personal Previlage
Pemotongan
pembicaraan dari satu orang terhadap peserta lain, yakni meminta kepada
pimpinan sidang untuk menghentikan pembicaraan orang yang di interupsi, karena
menyinggung martabat seseorang.
4. Point of clarification
Pemotongan
dari satu orang terhadap peserta lain, yakni mencoba menclearkan masalah agar
tidak menjadi perbedaan pendapat yang menajam.