TEKNIK PERSIDANGAN

Persidangan adalah sesuatu pengetahuan yang harus dimiliki oleh para aktifis dan fungsionaris organisasi maupun orang-orang yang selalu berintegrasi pemikiran secara formal. Mustahil seorang fungsionaris suatu organisasi tidak memahami kaidah-kaidah dalam persidangan, karena dalam setiap aktivitas organisasi tidak pernah sunyi dari hal-hal yang sifatnya diskusi, rapat, sidang-sidang. Lantaran memang organisasi tersebut dalam menjalankan rodanya salah satu hal yang mesti dilakukan adalah merespon setiap perkembangan situasi dan kondisi baik yang bersifat internal organisasi maupun yang bersifat eksternal organisasi dan untuk mesti dibahas dengan jalan berdiskusi.

Tujuan mempelajari persidangan adalah agar para fungsionaris ataupun aktifis organisasi dapat memahami sistem memimpin rapat, memimpin sidang ataupun diskusi secara baik dan benar. Naif sekali kiranya seorang fungsionaris /aktifis sebuah organisasi tidak mampu dalam memimpin rapat/diskusi/persidangan.

Sidang adalah suatu pertemuan formal yang terdiri dari beberapa orang yang membicarakan suatu permasalahan dan berusaha mencari pemecahannya dengan jalan menormalisasikan dan mengintegrasikan pemikiran/input yang berkembang guna melahirkan keputusan konkrit, dimana keputusan adalah keputusan yang diambil secara kolektif.

Macam-macam persidangan ditinjau dari :

1.      Peserta

a.       Sidang Pleno

Sidang Pleno adalah rangkaian persidangan yang terdiri dari beberapa tahapan pembahasan yang pesertanya terdiri dari utusan-utusan dari masing-masing institusi dalam sebuah tingkatan organisasi.

b.      Sidang Komisi

Sidang Komisi adalah rangkaian persidangan yang terdapat dalam sidang Pleno yang pesertanya dipilih dan terdiri dari pendistribusian peserta sidang Pleno.

c.       Sidang Sub Komisi

Sidang Sub Komisi adalah rangkaian persidangan yang terdapat  dalam sidang Komisi dan pesertanya terdiri dari pendistribusian peserta sidang Pleno.

2.      Keputusan :

a.       Kongres/Muktamar/Munas

Adalah Persidangan yang berlangsung ditingkat tertinggi organisasi yang berfungsi untuk membahas dan mengambil keputusan strategis ditingkat organisasi selama satu periode kepengurusan.

b.      Konferensi/Muscab/Musda

Adalah Persidangan yang berlangsung ditingkat Cabang /Daerah yang berfungsi untuk membahas dan mengambil keputusan strategis ditingkat Cabang/Daerah selama satu periode kepengurusan.

c.       Rapat Anggota

Adalah Persidangan yang berlangsung ditingkat terendah organisasi yang berfungsi untuk membahas dan mengambil keputusan strategis ditingkat komisariat selama satu periode kepengurusan.

3.      Jabatan :

a.       Rapat Presidium

Adalah persidangan yang dilaksanakan ditingkat presidium (Ketua Umum, Ketua Bidang, Sekretaris Umum, Wakil Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Wakil Bendahara Umum) guna membahas dan mengambil keputusan ditingkat level organisasi.

b. Rapat Harian

Adalah persidangan yang dilaksanakan ditingkat pengurus harian (Ketua Umum, Ketua Bidang, Sekretaris Umum, Wakil Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Wakil Bendahara Umum dan Departemen/Anggota, Ketua lembaga Kekaryaan setingkat level organisasi) guna membahas dan mengambil keputusan ditingkat level organisasi.

b.      Rapat Bidang/Seksi/Bagian

Adalah persidangan yang dilaksanakan ditingkat Bidang organisai (Ketua Bidang, Wakil Sekretaris Umum Bidang yang bersangkutan,Departemen/Anggota) guna membahas dan mengambil keputusan ditingkat level bidang organisasi.

c.       Rapat Pimpinan

Adalah persidangan yang dilaksanakan ditingkat pimpinan organisasi (Ketua Umum) guna membahas, mensosialisasikan dan mengambil keputusan ditingkat level organisasi.

Unsur-unsur persidangan :

1.      Tempat / ruangan sidang.

Persyaratan tempat/ruangan sidang :

a.       Tempat cukup luas dan dapat menampung seluruh peserta

b.      Ruangan harus bersih dan sehat

c.       Keamanan terjamin

d.      Ada tempat sholat

e.       Ventilasi baik

f.       Adanya ruang sidang komisi

2.      Perlengkapan sidang.

Persyaratan perlengkapan sidang :

a.       kursi, meja sidang

b.      penerangan yang cukup

c.       palu sidang

d.      papan tulis dan alat tulis

e.       vodium untuk bicara

f.       sound system

g.      alat tulis menulis

h.      dekorasi ruangan

3.      Waktu sidang.

Persyaratan waktu sidang :

a.       memperhitungkan kesempatan para peserta untuk hadir

b.      diusahakan agar tidak mengganggu waktu shalat

c.       jadwal waktu bersidang tergantung besarnya masalah

d.      pemakaian waktu seefisien mungkin

e.       hendaknya diperhitungkan waktu istirahat

f.       waktu berakhir sidang sudah dapat ditentukan

4.      Peserta sidang.

Persyaratan peserta sidang :

a.       memahami kaidah-kaidah dalam persidangan

b.      hendaknya selalu memperhatikan agenda pembahasan sidang

c.       membahas hanya substansi materi sidang

d.      saling mengingatkan diantara peserta sidang apabila terjadi kesalahpahaman

5.      Pimpinan sidang.

Tugas dan kewajiban pimpinan sidang :

a.       Membuka dan menutup sidang

b.      mengarahkan sidang untuk menyelesaikan masalah

c.       meminta persetujuan peserta sidang dalam menyusun agenda acara

d.      menjelaskan masalah yang akan di bahas

e.       menjaga kelancaran dan ketertiban persidangan

f.       memberikan masalah, menyalurkan/mengarahkan pendapat/pembicaraan peserta

g.      menyimpulkan hasil pembicaraan dan menjelaskan kembali

h.      mengusahakan agar mendapat kesepakatan dalam keputusan

syarat-syarat pimpinan sidang :

a.       mempunyai leadership

b.      berpengetahuan luas

c.       tahu tata cara sidang

d.      bijaksana dan bertanggung jawab

e.       demokratis

f.       paham kondisi forum

sikap seorang pimpinan sidang :

a.       sopan dan hormat dalam setiap kata

b.      memiliki loyalitas tinggi

c.       disiplin dan cakap

d.      menghargai pendapat orang lain

e.       bersikap adil terhadap peserta

f.       simpatik dan menarik

sebab seseorang bisa menjadi pimpinan sidang :

a.       dipilih oleh peserta sidang

b.      karena jabatan/kedudukan

c.       ditunjuk atasan

d.      diminta secara spontan oleh semua peserta

e.       inisiatif sendiri untuk memimpin sidang

6.      Sekretaris sidang.

Tugas dan tanggung jawab sekretaris sidang :

a.       mengimventarisir setiap pendapat yang dilontarkan peserta sidang

b.      menyimpulkan hasil dari persidangan

c.       mensosialisasikan hasil persidangan

7.      Keputusan sidang.

8.      Acara sidang.

9.      Tata cara sidang.

 Proses pengambilan keputusan sidang :

a.       Kwalitatif : saling menyatakan pendapat masing-masing peserta

b.      Interpretasi : penafsiran pendapat agar dapat pengertian yang sama/jelas

c.       Differensiasi : terdapat pendapat secara perorangan

d.      Motivasi : motif yang sama dikumpulkan sehingga diperoleh gambaran yang jelas

e.       Kontradiksi : terjadi konflik akibat perbedaan pendapat yang menajam

f.       Integrasi : pernyataan semua pendapat yang merupakan kesimpulan yang diterima oleh semua peserta

Sistem pemakaian palu dalam persidangan

1.      Satu kali, untuk:

·         Untuk scors sidang dan membuka sidang kembali

·         Untuk memberi perhatian/peringatan bagi peserta

·         Untuk scors selama satu kali 15 menit, satu kali 30 menit

·         Untuk mengambil keputusan sementara

·         Untuk memindahkan palu.

2.      Dua kali, untuk :

·         Untuk scors sidang selama dua kali 15 menit, dua kali 30 menit

·         Membuka/mencabut kembali keputusan

3.      Tiga kali, untuk :

·         Untuk membuka persidangan secara resmi

·         Untuk membuka acara secara resmi

·         Untuk menutup secara resmi

·         Untuk menetapkan keputusan akhir/mensyahkan keputusan yang prinsip

Beberapa istilah dalam persidangan :

1.      Scorsing

Yaitu         : menghentikan sidang untuk sementara waktu guna menyegarkan suasana sidang untuk istirahat yang biasanya 15 menit dan maximal dua kali 24 menit.

2.      Lobbying

Yaitu         :  menghentikan jalannya persidangan dalam tempo singkat untuk mencari persesuaian paham guna mencari kesepakatan yang tidak dapat di ambil diruang sidang.

3.      Interupsi

Yiatu         : memotong jalannya persidangan atau pembicaraan/menyela dari salah satu peserta sidang yang sedang bicara.

Jenis-Jenis  Interupsi :

1.      Point of Order

Pemotongan pembicaraan dari satu peserta terhadap peserta lain, yakni orang yang interupsi melakukan pembicaraan yang menyimpang dari permasalahan yang sedang di bicarakan.

2.      Point of Information

Pemotongan pembicaraan dari satu orang terhadap peserta lain, yakni meminta kepada pimpinan sidang untuk menghentikan pembicaraan orang yang di interupsi, karena menyinggung martabat seseorang.

3.      Point of Personal Previlage

Pemotongan pembicaraan dari satu orang terhadap peserta lain, yakni meminta kepada pimpinan sidang untuk menghentikan pembicaraan orang yang di interupsi, karena menyinggung martabat seseorang.

4.      Point  of clarification

Pemotongan dari satu orang terhadap peserta lain, yakni mencoba menclearkan masalah agar tidak menjadi perbedaan pendapat yang menajam.